Zgodnie z obowiązującymi przepisami e-faktura musi spełniać trzy warunki: autentyczność pochodzenia, czytelność faktury oraz integralność treści. Jeżeli chodzi o format pliku to jest on dowolny (np.: pdf). Jednym z rozwiązań umożliwiającym spełnienie tych warunków, wymienionym także przez prawodawcę jest EDI (electronic data interchange). Komunikacja oparta na EDI wymaga utrzymania i zabezpieczenia serwerów, utrzymania wykwalifikowanych programistów, dlatego najlepiej zlecić to firmie zewnętrznej, poza tym operator umożliwia integrację z kontrahentami bez względu na to, z jakim operatorem EDI współpracują (regulują to umowy międzyoperatorskie). Firma zewnętrzna odpowiada za bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów takich jak e-faktura oraz umożliwia jej późniejsze przechowywanie zgodnie z wymogami ustawodawcy.

Według danych opublikowanych przez Bruno Koch, Billentis w 2009 roku zaledwie 6% wszystkich wystawionych faktur w Europie było w formie elektronicznej, 2012 roku było to 14%, w tym samym raporcie szacunki na 2014 to już 21%. W Polsce w 2013 roku ponad 25% przedsiębiorstw wysyłało faktury w formie elektronicznej, jak widać jest to coraz bardziej popularna forma wystawiania dokumentów. Przedsiębiorcy jako korzyści z wdrożenia e-faktury wymieniają:

- oszczędność pieniędzy

- krótki czas dostarczenia faktury

- lepsza kontrola nad dokumentami

- oszczędność czasu pracowników

- ochrona środowiska

- wizerunek nowoczesnej firmy

Najsilniejszym argumentem są oszczędności, aż 87% ankietowanych zwraca na to uwagę. Przyjmuje się, że w Polsce koszt wystawienia jednej faktury w formie tradycyjnej to 4zł, natomiast e-faktura kosztuje 1,2zł. Z punktu widzenia osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów i nadzorowanie spływu należności e-faktura to duże ułatwienie, gdyż gwarantuje szybkie i efektywne rozliczenia. Argument, którego nie można pominąć jest ochrona środowiska, z raportu przedstawionego przez PKPP Lewiatan wynika, że na wyprodukowanie papieru potrzebnego na  wystawienie wszystkich faktur w  Polsce w ciągu roku trzeba przeznaczyć 128 hektarów lasów.