Sve češće i češće se možete susresti s prijedlogom da tradicionalni račun zamijenite njegovim duplikatom u elektroničkom obliku tj.e-računom. Zašto vas tvrtke potiču na prelazak na elektroničku fakturu? Vide li u tome priliku za smanjenje troškova? Da. Štedi li upotreba e-računa vrijeme? Da. Imaju li potrošači koristi od toga? Naravno.
Imajte na umu da svaka elektronička faktura ima istu pravnu vrijednost kao i papirnati dokument. Ovo znači da se situacije u kojima računi kasne ili uopće nisu stigli, a poslani su poštom, mogu zaboraviti.Isto se odnosi na neprekidno pretraživanje uredskih registratora kako bi se pronašao određeni dokument. Sve zahvaljujući prelasku na e-račune. U Poljskoj je primjerice tijekom 2008. samo 5% poduzeća koristilo e-račune, dok ih sada koristi preko 25%. Prednosti upotrebe e-računa:
• Korištenje e-računa smanjuje vrijeme čekanja računa. Elektronički dokument u trenutku izdavanja ide na navedenu adresu e-pošte ili pristiže u neki sustav.
• Pogodnost arhiviranja. Elektroničke fakture, za razliku od tradicionalnih računa, ne zauzimaju prostor u uredu.
• Štitite okoliš izborom e-računa.
• Pristupačnost s bilo kojeg mjesta. Nakon što se prijavite na svoj mail ili u sustav s bilo kojeg mjesta, moći ćete vidjeti primljeni dokument.
• e-Račun poboljšava poslovne procese u tvrtki. Ako pronađete određeni dokument, ne morate prelistavati hrpu papira - čuvanje računalne baze podataka svih faktura ubrzat će i poboljšati pretraživanje, što će uštedjeti dragocjeno vrijeme.
• Smanjivanje troškova. Slanjem računa u elektroničkom obliku izvođačima, kompanija štedi na ispisu računa i troškovima paketa.
Infinite IT Solutions pripremio je rješenje Infinite e-Račun koje pojednostavljuje i postupak otpreme računa generirajući ga u .pdf formatu i izravnim slanjem na navedenu email adresu.
Elektronički račun u tvrtki sve je popularniji način sigurnog upravljanja i kontrole računa. Njegova je najveća prednost značajno smanjenje troškova distribucije. Elektronički računi imaju visoku učinkovitost isporuke i ekološki su prihvatljivi. Broj tvrtki koje zamjenjuju tradicionalni račun stalno raste. Također, njihovi kupci već i očekuju mogućnost primanja e-računa, što je prikladnije od pohranjivanja papirnatih verzija.