Avantajele majore a folosirii  facturii electronice
1. Mi a különbség az elektronikus és a papíralapú számla között?

Az alapvető különbség a számla fizikai megjelenésében van. A papír alapú számla esetében a számla tartalmi elemei papírlapra vannak nyomtatva, írva, míg az elektronikus számla esetében az adatok egy elektronikus adatállományban (fájlban) kerülnek tárolásra. Az elektronikus számláknak nincs másodpéldánya, az adatállomány minden másolata eredetinek minősül.
Az e-számláknak két különböző típusa van: PKI és EDI. A PKI számlák általában PDF fájlok elektronikus aláírással és időbélyegzővel. A befogadó oldalán nincs szükség speciális informatikai háttérre (elegendő egy PDF fájlokatmegjelenítő program). Az EDI esetén a számla egy adatfájl, amelyet a befogadó teljesen automatizált módon fel tud dolgozni. Jellemzően olyan partnerek használják, akik rendszeresen nagy mennyiségű számlát küldenek a másik fél számára (pl: áruházláncok és beszállítóik, gyártók és beszállítóik, stb.).
Mielőtt elektronikus formában kezdene küldeni számlákat, minden jogi szabályozást és vállalati követelményt pontosan specifikálni kell. Ezek alapján lehet eldönteni, hogy PKI és/vagy EDI típusú elektronikus számlázást célszerű bevezetni. Ezen szabályok alapján minden számla automatikusan ellenőrzésre kerül, és ha felmerül bármilyen ellentmondás, akkor a dokumentum nem kerül kiküldésre. Ennek az ellenőrzésnek köszönhetően a papíralapú számláknál gyakran előforduló hibák elkerülhetőek.


2. Melyek az elektronikus számlázás üzleti előnyei?

A számlák elektronikus kibocsátása és tárolása nagyon egyszerű és kényelmes. A jogosult felhasználók hozzáférhetnek a számláikhoz bárhol, bármikor, így elfelejtheti a nagy és vaskos irattartók átkutatását, ha szükségese van egy dokumentumra. Jelentős költségmegtakarítás érhető el, mivel nincs szükség számlák nyomtatására és postázására, nagy mennyiségű papír visszakereshető tárolására, valamint leegyszerűsödik a számlaproblémák kezelése is. Az ügyfeleinktől érkező visszajelzések alapján a papíralapú számlázás költségeihez képest akár több, mint 80% is lehet az elérhető megtakarítás. Az automatikus ellenőrzésnek köszönhetően a helytelen számlák száma is lecsökken. A számlázási folyamat jelentős mértékben felgyorsul, a számla kiállítása utána azonnal elérheti a címzett, és megkezdheti annak feldolgozását.


3. Hogyan kell kiállítani elektronikus számlát?

Az elektronikus számlát csak úgy, mint a papíralapút a számlázási rendszerben kell kiállítani, de nincs szükség a kinyomtatásra, a számla adatai elektronikus úton kerülnek további feldolgozásra. A számla a felek által egyeztetett formátumban kerül kiküldésre. Az e-számlázák befogadását a fogadó fél elutasíthatja, ezért célszerű előzetesen megállapodni.


4. Lehet számlát küldeni e-mailben?

Igen, ez az egyik lehetséges módja a számlák küldésének. Azonban ne felejtse el, hogy a számlák eredetét és tartalmuk integritását biztosítani kell, valamint gondoskodni kell megőrzésükről (elektronikus aláírás, időbélyegző)! Ha szeretne elektronikus számlákat küldeni, a PKI Invoice Suite szolgáltatásunk segítségével könnyen megteheti!


5. Hogyan kell tárolni az elektronikus számlákat?

Az Infinite E-archive Suite megfelel az e-archiváláshoz szükséges, minden jogi követelménynek. A rendszer lehetővé teszi a hosszú távú, audit-proof e-számla tárolást. A  rendszer hozzáférést biztosít a szervezeten belüli minden adathoz, így bármikor fel lehet használni azokat; természetesen csak a jogosult felhasználók érhetik el a dokumentumokat. A számla eredetének hitelessége és a tartalom integritása garantált. A számlázási adatok nem változtathatóak meg, köszönhetően az elektronikus aláírásnak és az időbélyegzőnek.