ÜZLETI TEVÉKENYSÉG PAPÍROK NÉLKÜL – PAPÍRMENTESSÉG

Egy vállalat életében lehetetlennek tűnik, hogy korlátlan számú papíralapú dokumentumot kezeljen. A nagy mennyiségű papír- és nyomtatópatron-felhasználás jelentős mértékben megterheli a közepes és nagyvállalatok költségvetését, miközben a papírmentes iroda már nemcsak a futuristák ábrándja, hanem időközben valósággá vált. Ismerje meg az egyre több cég által használt papírmentes folyamatokat!

Mi jelent a papírmentesség?

Ha néhány szóban szeretnénk meghatározni, hogy mit jelent az, hogy papírmentes, akkor azt mondhatjuk: cégünk papírhasználatának megszüntetése. Ez alapvetően a cégen belüli és a kimenő/bejövő dokumnetumokra és a teljes levelezésre vonatkozik. A nyomtatott formában megjelenő számlák, levelek, utasítások vagy eljárások sokkal lassabban érik el a címzetteket. Ezen túlmenően, nagyobb cégeknél a dokumentumok kezelésének és tárolásának fizikai folyamatai további nehézségeket okoznak. A papírmentes folyamatok célja a vállalat működésének megkönnyítése olyan területeken, ahol a papíralapú dokumentumok használata korlátozás lehet.

Papírmentesség a cégemben - máris?

A dokumentumok digitalizálása olyan folyamat, amely a technológiai fejlődés miatt elkerülhetetlen. Talán már Ön is eltűnődött azon, hogy vállalatának szüksége van-e a papírmentes forradalomra, vagy talán jobb, ha elhalasztja a fejlődést. Kétségtelen, hogy a változások bevezetése kisebb kellemetlenségekkel és kezdeti nehézséggel jár, ám később szokatlanul áttekinthető rend lesz. A kérdés jogosan merül fel, mikor fogja tudni, hogy itt az ideje a változásnak? Számos jele lehet annak, hogy a dokumentum-kezelési fejlődés elengedhetetlen. Először is, az üzleti folyamatok hosszú ideje többnyire az automatizálás hiányából ered. A papíralapú dokumentumot nehezebb sablonból létrehozni (pl. számla kitöltése), mint a nyomtatott/elektronikus eljárások esetében. Vizsgálja meg, hogy cége ügyfelei panaszkodnak-e a számla- vagy más dokumentum-forgalommal kapcsolatban. Érdemes figyelembe vennie, hogy ügyefelei/partnerei az aprónak tűnő problémák miatt is a versenytársak felé fordulhatnak Ajánlott objektíven megvizsgálni cégének működését. Ha nem szabványos dokumentumokat (is) használ, vagy alkalmazottai hosszú időt töltenek el az üzleti papírok keresgélésével, megérett az idő a változásra. Ugyanez ez a helyzet abban az esetben is, ha a cégen belüli dokumentumokat nem tudják megfelelően tárolni; nincs pontos információ arról, hogy az adott dokumentum elkészült-e vagy sem; illetve fennáll a veszélye annak, hogy jogosulatlan személy is hozzáférhet az iratokhoz.

A papírmentes iroda előnyei

Amennyiben a fenti problémák kiküszöbölésére nyújtott ajánlatunk még nem győzte meg Önt, tudnia kell, hogy a dokumentumok digitalizált forgalma pozitív hatást gyakorol a vállalkozás egyéb elemeire is. Először is a számlák és a dokumentumok költsége csökken. Nemcsak a postai szolgáltatások kihagyásával, hanem a teljes folyamatra vonatkozóan is csökkenti kiadásait, ezenkívül az adatáramlás gyorsabb és biztonságosabb. Takarékoskodik a dokumentumok, számlák és nyugták tárolásához szükséges hellyel és annak költségeivel. Ez különösen a kiskereskedelmi értékesítéssel foglalkozó cégek számára jelent előnyt. Azonban a legfontosabb nyereség, hogy verseny diktálta többletmunka helyett az érdemi tennivalókkal tud foglalkozni.

Ha cége közbeszerzést hajt végre, akkor biztosan találkozott az elektronikus számlázási platform koncepciójával. Ez egy olyan megoldás, amely lehetővé teszi a számlák elektronikus beáramlását a közbeszerzési megrendelések, visszaigazolások és minden más, az ezen a szinten végzett együttműködéssel kapcsolatos dokumentum kezelését. Ezen platform segítségével sokkal könnyebb a közigazgatási előírásoknak megfelelni és a folyamatokat kezelni. Ezenkívül lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos elküldését egységes e-dokumentum formátumok használatával.

A papírmentes eljárás folyamata

Az elektronikus pénztárgépekre és számlákra való áttérés nem azt jelenti: iroda papír nélkül. A papírmentes eljárás végrehajtása nemcsak a dokumentum alapanyagától, vagyis a papírtól való megszabadulást jelenti, hanem az egész vállalat folyamatainak korszerűsítését is magában foglalja. Kezdetnek érdemes elemezni és értékelni, hogy mi a valódi „gond” a társasággal. Ideális esetben egy külső vállalat elvégzi a könyvvizsgálatot, s egyben segít az áttérés problémáiban is.

A problémák ismerete azonban nem elegendő. A legfontosabb a megfelelő informatikai megoldás, amely javítja a vállalata működését, és megszünteti a hibák és problémák forrását. Éppen ezért érdemes olyan szakembereket bevonni a fejlesztésbe, akik képesek lesznek az Önök igényeinek és elvárásainak megfelelő egyedi rendszert létrehozni.

A változások bevezetése leggyakrabban tesztprojektek használatát igényli. Ezeket a tesztprojekteket a vállalat egy részlegén vagy üzletágán hajtják végre, majd kiértékelik az eredményeket. Előfordul, hogy további fejlesztésekre van szükség, s csak a következő rendszer lesz alkalmas az egész cég számára. Ismerve az elektronikus adatcsere előnyeit, a projekt költsége alacsony lesz - gyorsan kiderül és érezhetővé válik, hogy a befektetett pénz visszatér. Előfordulhatnak félelmek, például, hogy nem lesz képes kezelni az új rendszert, vagy nem lesz ideje és akarata elsajátítani azt. Ettől azonban még nem kell felhagynia a fejlesztés kivitelezésével; bízzon meg egy erre szakosodott külső szolgáltató céget, így megszabadul a nehézségektől, és dokumentumait szakemberek kezelik.