Workflow a dokumentumok alkalmazottak közti mozgásáról

Munkafolyamat

Üzleti dokumentumok - például szerződések vagy ajánlatok - gyakran kontrollálatlanul mozognak a munkatársak között a vállalaton belül, ami csak korlátozott információt biztosít a folyamat pontos állapotról és szinte lehetetlen leellenőrizni ezeket. A mi munkafolyamat rendszerünk megoldja ezt a helyzetet és optimalizálja a dokumentum áramlást. 

A ”WORKFLOW middleware” kezeli a dokumentumokkal kapcsolatos munkákat az egész szervezeten belül. Lehetővé teszi, hogy felhasználókat vagy csoportokat rendeljen hozzá egy bizonyos feladathoz (pl.: dokumentumok felülvizsgálata) és a beépített értesítési rendszernek köszönhetően nyomon követhető az előrehaladás; ezáltal az adatokat és dokumentumokat a megfelelő időben kapják meg a felhasználók. A legújabb biztonsági előírásokkal és élvonalbeli konstrukcióval pontosan meghatározhatóak az egyes felhasználók engedélyei és hozzáférései a különböző tartalmakhoz.   

Az Infinite IT Solutions által fejlesztett Workflow rendszer

Hogyan működik?

1. Hozza létre a dokumentumokkal kapcsolatosan elvégzendő feladatok sorrendjét felhasználók vagy csoportok szerint! 

2. Létre hozhat saját dokumentum kezelési folyamatot vagy használhatja a már előre elkészített sablonokat:
- ad hoc feladatok
- ellenőrzés és jóváhagyás – felhasználók elutasíthatnak vagy elfogadhatnak dokumentumokat; a rendszer különböző lehetőségeket kínál a dokumentumok ellenőrzésére  

3. Feladatok hozzárendelése felhasználókhoz 

4. Folyamatok figyelemmel kísérése a beépített értesítési rendszer segítségével

Jellemzők

Javítsa a dokumentumokkal kapcsolatos műveleteket a kiegészítő beállításokkal: feladatok kijelölése felhasználók vagy csoportok számára, közös naptár használata, módosítások követése, erőforrások megosztása!
Dokumentumok hozzácsatolása az adattárából

Csoportok együttműködése és kommunikációja:
- fórum az ötletek cseréjére (megjegyzések hozzáadása a dokumentumokhoz, több szálon is futhatnak a beszélgetések)
- naptár a fontosabb eseményekkel
- wiki, azonnali hozzáférés az üzleti kérdésekhez
- blog
- honlap linkek
- RSS csatornák, hogy figyelemmel kísérhesse a kiválasztott dokumentumok tevékenységeit
  • Üzleti folyamatok verziószámozásának lehetősége
Összegyűjtött ismeretek felhasználása:
- címkék hozzáadása
- fejlett kereső rendszer
  • Tervezze meg a saját portálját – nincs szükség programozási ismeretekre! 
  • Külső honlapok forrásaihoz való hozzáférés: grafikus fájlok, videó és audió fájllok, minden HTML, XML vagy szöveges fájl