Siguranţă & Arhivare

Infinite e-Archive Suite

Informatii generale

Ce este Infinite e-Archive?

Infinite e-Archive Suite reprezinta securitate a datelor. Accesul la platforma este acordat doar utilizatorilor indicati de firma dumneavoastra. În comparatie cu documentele stocate pe bază de hârtie, folosind sistemul de E-arhiva sunteti intotdeauna la curent cu CINE si CAND a deschis/editat documente. Fiecare document este protejat cu marca temporala. Securitatea datelor 24/7.

Tot ce aveţi nevoie pentru a arhiva E-documente

  • Siguranta de trecere a auditului&arhivare compatibila cu legea
  • Sistemul nostul de E-arhivare funcţionează cu toate sistemele de operare
  • Posibilitate de căutare din setul de date online
  • Copie de siguranţă integrata şi interfaţă utilizator
  • Soluţie scalabilă pregatita pentru a gestiona volumele de documente in crestere
  • Acordare acces temporar (audit, control fiscal)
  • Performanţă înaltă – chiar şi cu cerinţele de randament maxim şi ratele de acces

Sistemul de archivare care trece de audit

Toate documentele electronice sunt supuse procesului de eArhivare. Documentele digitale sunt stocate în cadrul Infinite e-Archive Suite în conformitate cu reglementările juridice obligatori şi procedurile interne ale corporatiei. Sistemul de arhivare ofera siguranta trecerii a procesului de audit.

Toate documentelor electronice sunt supuse procesului de E-arhivare. Documentele digitale sunt stocate în cadrul Infinite e-Archive Suite în conformitate cu reglementările juridice obligatorii şi procedurile interne ale companiei.

Cum funcționează Infinite e-Archive Suite?

Documentele digitale sunt transferate in arhiva electronică după ce au fost semnate de către un operator. La solicitarea dumneavoastră alte documente specifice altei industrii, care nu necesită să fie validate cu o semnatura electronica, pot fi arhivate, de exemplu e-declaratii, specificaţii a produselor, informaţii de marketing.

Date suplimentare (de ex. raport livrare) sunt transferate de la arhiva electronică în timpul campaniei. Când perioada de arhivare se termina, toate documentele electronice sunt şterse manual sau automat la aprobarea acestei operaţii de către un utilizator autorizat.

Autoritatea de audit poate accesa E-documente prin panoul de administrare. Este posibil pentru a crea un cont special pentru autoritatea de audit, unde toate documentele necesare vor fi afişate(Fie toate documentele sau numai documentele unui anumit grup de clienti).

Beneficii

Crearea unui birou fără hârtii

  • Mecanism de siguranță care permite accesul dumneavoastra 24/7 atât la documente actuale cât și la documente din trecut, în conformitate cu reglementările juridice.
  • Datorită încorporării sistemului de Recunoaştere Optică a Caracterelor (ROC), este posibilă recunoașterea automată a conţinutului unui document
  • Reducerea costurilor de stocare a documentelor
  • Calitatea garantată a documentelor
  • Creșterea eficienței proceselor afacerii și îmbunătățirea serviciilor pentru clienţi

Securitatea datelor 24/7

INFINITE E-ARCHIVE SUITE reprezintă securitatea datelor. Accesul la platformă este acordat doar utilizatorilor indicați de firma dumneavoastră. În comparație cu documentele stocate pe bază de hârtie , folosind sistemul de E-arhivă sunteți întotdeauna la curent cu CINE și CÂND a deschis/editat documente. Fiecare document este protejat cu marca temporală.

Verificarea semnăturii

  • Semnatura confirmă că un anumit document este valid
  • Documentul este semnat de către un centru de certificare
  • Fiecare semnătură este supusă verificării în funcţie de următorii parametri: emitentul certificatului, nume de cod , salvat ca, data ”întocmirii”, valabil până la

Verificare a mărcii temporale

  • Documentul este marcat temporal (ștampila cu data)
  • Document este marcat temporal de către un centru de certificare
  • Fiecare marcă temporală este supusă verificării în funcţie de următorii parametri: nume, emitent, versiunea certificatului, numărul de serie al certificatului, algoritmul semnăturii, valabil până la, valabil de la , valoarea cheii publice
  • Reduceți riscul de conformitate a Impozitului și TVA
  • Reducerea costurilor de procesare a documentelor, arhivare şi auditare
  • Standardizarea proceselor în întreaga companie
  • E-semnatura
  • Validarea e-facturii
  • Monitorizarea continuă a proceselor de afaceri
  • E-arhiva prevăzută cu marcare temporală
  • Accesul online
  • Prelucrare și schimburi automate a documentelor
  • Integrare cu diverse sisteme financiare
  • Arhivă electronică
  • Platformă de arhivare multilingvă adaptată la cerințele legale locale
  • Autenticitate şi integritate garantată a facturilor electronice în conformitate cu legislația fiscală.
  • În conformitate cu legea
  • Accelerarea procesului de auditare
  • Plăți mai rapide
  • Reducerea costurilor şi diminuarea erorilor asociate cu procesarea manuală pe hârtie
  • Schimburi automate de facturi
  • Reducerea cheltuielilor de arhivare
  • Nu există necesitatea de a implementa platforma de arhivare separat pentru fiecare ţară
    Optimizarea cerinţelor de resurse pentru a implementa nevoile tehnologice exacte a intregii companii

BAZE LEGALE

Infinite furnizeaza servicii de arhivare electronica in Uniunea Eurpeana, inclusiv in Romania. Pachetul nostru Infinite E-archive Suite se supune cerintelor legale Europene si Romanesti, fiind potrivit atat pentru companiile care actioneaza local cat si pentru organizatiile cu afaceri internationale:

  • Directiva No 2006/112/EC
  • Directiva Consiliului European 2010/45/EU
  • Codul Fiscal din Romania
  • Legea no. 135/2007
  • Ordinul nr. 439/2009 al Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale

E-FACTURA – ASA CUM ESTE DEFINITA DE LEGISLATIA EUROPEANA SI ROMANEASCA

O factura este considerata factura electronica atunci cand este emisa si primita in format electronic. Formatul electronic al unei facturi poate fi spre exemplu XML,edifact, csv.

SECURITATEA ARHIVEI ELECTRONICE

Conform cerintelor UE si ale legislatiei din Romania, Infinite E-archive Suite este pastrata in baza de date autorizata care asigura:

  • Integritatea si securitatea documentelor digitale
  • Securitatea si integritatea spatiului prin echipamente care stocheaza arhivele electronice

Important:
Infinite este acreditat ISO/IEC 27001:2013 , norma aplicabila Securitatii Informatiilor si Managementul Sistemelor de Securitate, precum si ISO 9001:2015, norma aplicabila Calitatii Sistemelor de Management.

Perioada de retentie si stocarea facturilor electronice

Infinite e-Archive Suite este un pachet de servicii care include toate resursele tehnice necesare pentru stocarea electronica a facturilor pentru intreaga perioada de retentie – 10 ani – din momentul in care un client transmite o factura catre arhiva electronica; de asemenea asigura distrugerea documentelor a caror perioada de retentie a expirat.

Stocarea documentelor conform directivei nr 2006/112/EC si directiva Consiliului Europei 2010/45/EU

Directiva Nr 2006/112/EC si Directiva Consiliului Europei 2010/45/EU stipuleaza reguli clare pentru arhivarea electronica a facturilor, iar Infinite E-archive Suite indeplineste toate aceste cerinte:

e-Factura - elemente obligatorii

  • Autenticitatea originii – identitatea emitentului este garantata
  • Integritatea continutului – ne asiguram ca datele facturii nu pot fi modificate
  • Lizibilitate – o factura este emisa intr-un format care sa fie lizibil cu usurinta de catre om

Masuri tehnice aplicate de catre Infinite e-Archive Suite

  • Controlul accesului – acordam acces securizat la e-facturi
  • Fiecare factura este accesibila si in format PDF pentru a asigura lizibilitatea
  • Semnatura electronica este emisa pentru a identifica, autentifica si verifica electronic datele. Factura electronica trimisa prin sistemele EDI catre arhiva eletronica este in concordanta cu standardul Infinite XML.
  • Se aplica marca temporala calificata emisa de catre furnizori acreditati

FORMULAR DE CONTACT

Daca ai intrebari, nu ezita sa ne contactezi