Afaceri automatizate prin digitalizare.

Gestionarea unei afaceri cu un numar nelimitat de documente pe hârtie pare adesea aproape imposibilă. Zecile de topuri de hartie si tonner-ele pentru imprimanta devin adesea liste lungi de cumpărături pentru companiile mici si mijlocii. In schimb, un birou digitalizat nu mai este doar o inventie futurista, ci devine incet incet o realitate. Va prezentam procesele digitalizate implementate de cat mai multi antreprenori in ultima vreme.

Ce este digitalizarea?

Daca ne dorim sa exprimam in cateva cuvinte ce inseamna digitalizare, am putea spune ca este un proces de inlaturare a hartiei din companie. Facem referire, in principal, la documentele si corespondenta care circula in interiorul sau exteriorul companiei. Foarte adesea facturi, scrisori, proceduri, instructiuni, fiind imprimate, ajung la destinatar foarte tarziu. De asemenea, procesul fizic de transfer si stocare a acestor documente, intr-o companie mare, poate crea si alte dificultati. Procesele digitalizate, automate, sunt concepute sa usureze functionarea companiei, mai ales in domenii unde hartia poate deveni o bariera in dezvoltare.

Digitalizarea companiei – se intampla deja?

Automatizarea documentelor este un proces care pare de neocolit datorita evolutiei tehnologice. Poate v-ati intrebat deja daca si compania dvs are nevoie de o revolutie digitala, sau poate ar fi mai bine sa o amanati ceva timp. Fara indoiala, introducerea schimbarii in procesele interne va fi asociata cu incoveniente si, initial, cu o dezordine, dar mai tarziu va veti bucura de o ordine neasteptata. Dar cum iti dai seama ca a sosit acel moment al schimbarii? Sunt cateva situatii care ar putea indica faptul ca o schimbare este necesara in compania dvs. In primul rand, timpul foarte lung al proceselor de business, rezultat din lipsa automatizarii anumitor situatii. Crearea documentelor pe hartie se adapteaza mai greu unui tipar, decat procedurile automatizate. Ar trebui, de asemenea, sa acordati atentie clientilor care se plang de incovenientele legate de fluxul facturilor sau al altor documente. Trebuie sa va amintiti ca si cele mai mici probleme cu partenerii de afaceri, ii pot face sa se indrepte catre concurenta. Ar trebui sa va analizati cu obiectivitate si organizarea interna a companiei. Daca aveti multe documente ne-standardizate sau gasirea unui document le ia prea mult timp angajatilor, ar trebui sa hotarati schimbarea. Luati in calcul si situatia in care documentele din companie nu sunt stocate corect si au facut posibila accesarea lor de catre persoane neautorizate.

Avantajele unui birou digital.

Daca rezolvarea problemelor descrise mai sus nu este un argument suficient, ar trebui sa stiti ca digitalizarea fluxurilor de documente are un impact pozitiv si asupra altor parti dintr-o afacere. In primul rand costul facturilor si al documentelor este redus considerabil. Nu economisiti doar costul curieratului, ci scadeti costul intregului proces. De asemenea, fluxul de date este mai rapid si mai sigur. Reduceti costul si spatiul necesar stocarii documentelor, facturilor. Imbunatatiti cash-flow-ul. Acest beneficiu va fi resimtit in special de catre companiile mici din retail. Totusi, cel mai important avantaj este ca va eliminati competitia si faceti un pas de neocolit, inaintea competitorilor.

Etapele procesului de digitalizare.

Trecerea la registre financiare electronice si facturi electronice nu inseamna un birou fara hartie. Eliminarea procesului fizic, nu inseamna numai inlaturarea suportului, ci si modernizarea procesului din interiorul companiei. Analiza de inceput a situatiei din interiorul companiei si identificarea problemelor sunt utile. In cazuri ideale, acest audit intern este analizat de companii externe specializate, care va vor asista pe tot parcursul acestor schimbari. Doar identificarea problemelor, nu inseamna si rezolvarea lor. Cele mai importante raman instrumentele bune de lucru sub forma solutiilor IT care vor imbunatati functionarea companiei si nu vor fi inca o sursa de probleme. De aceea merita sa va bazati pe profesionisti care vor fi capabili sa va propuna sisteme specifice, adaptate nevoilor dvs. Cel mai adesea, introducerea schimbarilor face necesara testarea pe proiecte-pilot. Acestea sunt implementate intr-un departament sau sucursala a companiei, apoi se evalueaza rezultatele. Se intampla ca acest sistm testat pe un departament sa se potriveasca intregii companii. Cunoscand beneficiile schimbului electronic de date, costul acestui proiect se va dovedi foarte mic. Veti simti repede ca, banii investiti se recupereaza. Cateodata, apare teama ca nu puteti gestiona sisteme noi sau ca nu veti avea timp sau dorinta sa le gestionati. Dar nu renuntati si optati pentru un serviciu al unei companii externe care se ocupa cu astfel de servicii zilnic. Veti scapa de probleme si documentele dvs vor fi in mana profesionistilor.