Infinite IT Solutions, furnizorul de software specializat B2B pentru afaceri de toate dimensiunile, propune companiilor din industria de retail & FMCG soluția Infinite Paperless, ce presupune facturare, arhivare și schimb de date în format electronic, prin intermediul unei platformei de tip EDI (electronic data interchange). De exemplu, cu ajutorul soluției Infinite Paperless, retailerii transmit electronic comenzile, primesc avizele electronice de la furnizori și înregistrează automat facturile electronice de marfă sau de servicii.

Eliminarea hârtiei din procesul de business aduce multiple avantaje pe care deja retailerii le cunosc. Pe lângă eliminarea costurilor de curierat, imprimare, stocare fizică, automatizarea fluxului de documente într-o companie aduce și control financiar, reduce timpul de procesare și elimină erorile umane.

Soluția Infinite Paperless, care înseamnă, practic, digitalizarea documentelor și transferul lor electronic, accelerează procesele, reduce costurile și crește trasabilitatea și securitate datelor. Infinite Paperless are la bază platforma EDInet, prin care circulă milioane de documente anual, de la peste 20 retaileri din România și este utilizată cu succes de aproximativ 1.500 companii românești din retail, industria FMCG, industria auto și bricolaj.

Platformele Infinite gestionează nu doar transferul electronic de documente, ci și validarea acestora. Documentele financiare sunt controlate și verificate. Spre exemplu o factură este validată cu recepția sau cu o comandă prealabilă. Sau un aviz de livrare poate fi validat cu o comandă sau o confirmare de comandă.

Pe lângă digitalizarea documentelor și transferul lor electronic, ne referim la a construi o structură nouă în procesele interne de business, managementul datelor și comunicarea cu contractorii. Mai puține hârtii ajută orice domeniu să lucreze mai bine și să se organizeze. Procesele interne și organizarea operațională funcționează fără hârtii mult mai bine în orice domeniu: bancar, transport, retail, distribuție, furnizor în retail etc. Indiferent de domeniul de activitate, cu Infinite Paperless îți vei îmbunătăți business-ul,

a declarat Adina Andrei – Director General Infinite România.

Cum funcționează Infinite Paperless?

Cu ajutorul platformei EDInet, întreg fluxul de achiziții pentru o companie este automatizat, fără intervenție umană, la înregistrarea documentelor (comenzi furnizor, comenzi client, avize livrare, NIR-uri, facturi), totul desfășurându-se electronic, de la un sistem ERP la alt sistem ERP sau prin WEB Portal, ce presupune încărcarea automată a documentelor prin formulare standardizate. Între documente, platforma EDInet realizează și matching (validare automată), control financiar și returnează status pentru factura emitentului.

Digitalizarea proceselor interne a ajutat retailul și mediul privat, în general, să renunțe la hârtie, să crească profitabilitatea și să elimine erorile umane. În retail, acest mod de lucru electronic este folosit deja de câțiva ani și în România. Marile lanțuri internaționale de magazine au optat deja pentru transmiterea comenzilor în sistem electronic, primirea avizelor electronice de la furnizori sau înregistrarea automată a facturilor electronice de marfă sau de servicii.

Auchan, unul dintre pionierii acestui mod de lucru în România

Unul dintre pionierii acestui mod de lucru este Auchan România și suntem încântați să fim alături de dânșii de peste 8 ani. Când Auchan lansat în 2012 transmiterea comenzilor EDI către furnizorii săi, piața românească nu cunoastea încă această tehnologie, era ceva cu totul nou. A fost o muncă de echipă să formăm piața, să informăm corect furnizorii asupra beneficiilor unui astfel de mod de lucru digital.

Acum, peste 90% dintre facturile de marfă furnizor ale Auchan România sunt arhivate electronic. Suntem foarte mândri că putem furniza servicii de calitate și că retailerii români optează pentru ele,

a precizat Adina Andrei.

Conform tuturor statisticilor, o companie paperless care folosește soluții digitale este o companie salvată și sigură.

Infinite Paperless plasează securitatea datelor într-un flux pe 3 categorii:

1. Full control asupra vieții documentului

• Odată pătruns în sistem, un document electronic rămâne în baza de date, i se crează backup periodic și este protejat împotriva pierderii sau deteriorării.
• Datele documentului sunt integrate, adică odată inserate în sistem, ele nu se vor reintroduce manual în mod repetitiv. Se elimină riscul unui duplicat inutil, iar angajații nu sunt nevoiți să reintroducă datele în mod repetat.

Spre exemplu, pentru o recepție electronică în retail, nu este necesară introducerea manuală a tuturor denumirilor și a codurilor produselor livrate de către furnizor. Când furnizorul transmite avizul de livrare electronic, retailerul folosește datele documentului electronic pentru crearea recepției. Timpul petrecut la primirea mărfii este mai scurt, logistica este îmbunătățită de ambele părți, nemaivorbind aici despre eliminarea completă a erorilor umane. Această recepție electronică va sta, de asemenea, la baza facturării electronice. Practic, retailerii se asigură că furnizorii facturează doar marfa livrată și recepționată.

Va dați seama cât a îmbunătățit acest mod de lucru procesul de livrare în condițiile pandemiei actuale?

a adăugat Adina Andrei.

• Angajații au acces permanent la date.
• Documentele digitale asigură sortarea rapidă a informațiilor.
• Crește acuratețea datelor. Controlul financiar al documentelor devine ușor, rapid, sigur și corect.
• Compania decide cui dă acces la document: anumite documente au acces securizat. Fiecare document este protejat de marca temporală. Așadar, se poate vedea cand și cine a accesat acel document. Procesele de business devin transparente și sigure. Credibilitatea companiei crește pe piață.

2. Confidențialitatea datelor

• Comunicarea documentelor electronice se face numai prin canale securizate. Folosind Infinite Paperless, companiile criptează toate documentele cu protocoale securizate (128-bit SSL protocol).
• În plus, se îndeplinesc și cerințele GDPR. Datele electronice au un nivel ridicat de securitate.

3. Infrastructură

Când o companie alege Soluțiile IT Infinite de arhivare sau procesare a documentelor, devenim responsabili pentru datele dvs. Astfel, sunt luate măsuri de securitate sporită pe care documentele pe hârtie nu o pot asigura: mentenanță, backup, echipe specializate,

a completat Adina Andrei.

Digitalizarea este bună și accesibila tuturor?

Răspunsul este DA. Știm că renunțarea la hârtie și transformarea unei companii 100% în digital poate fi un risc pentru multe companii, câteodată chiar imposibil. Uneori, este un proces lung. Totuși, avem o experiență de peste 18 ani în domeniu și oferim consultanță în trecerea în lumea digitală. Acțiunile noastre și implementarea nu va afecta funcționarea curentă a companiei, se pot utiliza ambele moduri de lucru, în paralel, o perioadă, dacă este nevoie,

a concluzionat Adina Andrei.

Infinite IT Solutions

Compania Infinite IT Solutions face parte dintr-un grup internațional de companii, cu sediul la Lublin, Polonia, înființat în anul 2002. Infinite oferă software specializat pe soluții paperless B2B pentru afaceri de toate dimensiunile. În cursul ultimilor 18 de ani, Infinite IT Solutions a sprijinit în automatizarea proceselor de afaceri, peste 2.600 de companii, dintre care 1.500 de companii în România, atât IMM-uri cât și întreprinderi mari.

Infinite IT Solutions este furnizor de platforme de schimb electronic de documente (EDI, eInvoice, eArchive) în domeniul public și privat, precum: retail, FMCG, industria auto, industria grea, retail bricolaj şi farma.

Mai multe informații pe www.infinite-b2b.ro

E-mail: sales@infinite-b2b.ro