Workflow
Деловые документы, такие как контракты или коммерческие предложения, обычно переходят от одного сотрудника к другому. В таких условиях сложно контролировать, где конкретно находятся документы в данный момент, а кроме того управление доступом к документам практически невозможно. Наше решение WORKFLOW решает данную проблему и оптимизирует документооборот во всей компании.
Программное обеспечение WORKFLOW управляет всеми процессами и этапами обработки документов внутри компании. В результате, вы можете разпределять задачи (например, просмотр документов) между разными пользователями или группами пользователей. Кроме того, встроенная система уведомлений предоставляет возможность систематического контроля прогресса выполнения задач. Таким образом, все данные и документы передаются от одного пользователя к другому в определенное время, согласно процедурам, установленным компанией. Новейшие средства защиты и современные механизмы для распоряжения ролями, делают возможным управлять доступностью содержания и разрешениями для индивидуальных пользователей.
Как это работает?
- Создай последовательность задач, связанных с документами, которые должны быть выполнены пользователями или группами пользователей.
- У вас есть возможность определения вашего индивидуального документаоборота или можете воспользоваться встроенными шаблонами для документооборота:
- ad hoc задачи
- верификация и подтверждение - пользователи могут отвергнуть или подтвердить документ; система характеризуется разнобразными моделями верификации документов
- Приписывай задачи к пользователям
- Контролируй прогресс, пользуясь встроенной системой уведомлений
Управление версиями документов
- Просмотр изменений, внесенных в документ, в том числе кто и когда сделал эти изменения
- Восстановление любой версии документа
- Основное управление версиями документов - функция активирована для файлов, предназначенных для управления, вручную
- Автоматизированное управление версиями документов - используется для всех элементов каталога
Банк данных
- Храни все типы документов
- Следи за изменениями
- Восстанови удаленные документы
- Возможность интеграции: Google Docs, Libre Office (Open Office), MS Office
Cотрудничество & коммуникация
- Управлай документооборотом ваших сотрудников
- Создавай процессы для документов, при помощии разнообразных и полезных параметров: группирование по секциям, приписывание задач разным пользователям и группами пользователей. Используй общедоступный календарь, следи за изменениями, обменивайся ресурсами.
- Прилагай любой документ из вашей базы данных
-
Сотрудничество и коммуникация в команде:
- календарь, в котором отмечены важные мероприятия
- блоги
- ссылки на сайты
- RSS-каналы для слежения за процессами, связанными с конкретными документами
- Используйте управление версиями бизнес процессов для модификации продолжающихся процессов
- Используйте собранные знания:
- комплексная поисковая система
- Сделай дизайн своего собственного портала - знания программирования не требуются
- Доступ к ресурсам на внешних порталах: графические файлы, видео и аудио файлы, каждый HTML, XML или текстовой файл
