Ako niste ozbiljno razmotrili automatizirano generiranje dokumenata, to znači da još uvijek gubite svoj tim i vrijeme na ručne zadatke. Kada automatizirate generiranje dokumenata, vaša tvrtka čini prvi korak u pružanju informacija koje su timu i kupcima potrebne, čak i kada se čini da ste u slijepoj ulici.

Budući da je Infinite IT Solutions implementirao prve sustave za olakšavanje distribucije dokumenata u organizacijama, istovremeno smo mislili da će proći tek nekoliko godina prije likvidacije papira u poslovanju. U trenutnoj situaciji totalne paralize poslovanja zbog svjetske pandemije, prihvatili smo izazov poticanja poduzetnika na korištenje beskonačnog bespapirnog rješenja, što uspješno eliminira potrebu za ispisom dokumenata i omogućava vam obavljanje poslova bez napuštanja kuće.

Tvrtka se pridržava politike “bez papira”. Što to točno znači?

Kada se tvrtka odluči čak i malo smanjiti potrošnju papira i minimizirati pridružene troškove, poželjno je započeti s najmanje investicijskim intenzivnim aktivnostima, tj. Promjenama u postupcima ili uvođenjem ograničene politike ispisa. Dobro je započeti svaku radnju analizom onoga što ispisujemo (printamo) u ovom trenutku. Već i samo mijenjanje fonta ili izgleda dokumenta može uštedjeti do 30% na troškovima ispisa, što u slučaju srednje veličine banke koja ispisuje dva milijuna stranica mjesečno štedi mnogo novca.

Sljedeća je faza digitalizacija dokumenata čiji se izvorni primjerci skeniraju i organizacija koristi njihovu e-verziju. Posljednja i najviša razina poboljšanja poslovnih procesa događa se kada dokument, čak i onaj za koji je potreban potpis, uopće nije ispisan. S pravnog gledišta, to je u potpunosti moguće od srpnja 2016., kada je u Europskoj uniji stupila na snagu eIDAS uredba. Uredbom se proširuje opseg elektroničkih rješenja kako bi se osigurala identifikacija i prekretnica je prema zamjeni tradicionalnog potpisa u korist IT rješenja i elektroničkog potpisa.

Od ideje do sustava

U današnje vrijeme, učinkovita primjena promjena usmjerenih na smanjenje potrošnje papira, transformirala je organizaciju na mnogim razinama. Uz financijsku korist, najzanimljivije promjene su neizravne zbog nedostatka papira. Pokazalo se da kad nismo trajno vezani za određeni stol, u organizaciji koja posluje bespapirnato, pojavljuju se nova, fleksibilnija rješenja, poput rada na daljinu. Ovo nije zadnji pozitivni aspekt. Konačno, poboljšava se i okoliš, što je ključ kulture “bez papira” - raditi i živjeti u skladu s prirodom.

Što ako ostanete kod kuće?

Tijekom proteklih desetljeća, mnogi se poslovni procesi u organizacijama provode koristeći samo MS Word i Outlook. Pametna analiza smjernica i sadržaja dopisivanja od velike je važnosti u fazi otkrivanja procesa i ne možemo ju zanemariti prilikom analize potreba naših klijenata. Infinite IT rješenja već nekoliko godina kontinuirano razvijaju bespapirnata rješenja. Napravili smo Infinite bespapirnata rješenja koja su poznata ne samo korisnicima, već i IT odjelima. To je alat koji vam omogućuje obradu stvari i dokumenata u elektroničkom obliku. Alat u kojem se slučajevi obrađuju poput e-pošte i dokumenti se elektronički potpisuju.

Prednosti rada od kuće

Ured s najmanjim brojem registara punih datoteka cilj je kojem teži sve više i više tvrtki. No, osim očiglednih ušteda troškova i doprinosa smanjenju utjecaja tvrtke na okoliš, prijelaz na elektroničku razmjenu dokumenata ima i druge prednosti kojih neke tvrtke još uvijek nisu svjesne.

Rad na daljinu je učinkovitiji kada tvrtka posluje u skladu s politikom “bez papira”

Sustavi za upravljanje digitalnim dokumentima brži su i fleksibilniji od upravljanja papirnatim dokumentima. Korištenjem digitalnog sustava za upravljanje dokumentima štedite vrijeme u potrazi za dokumentima. Informacije su dostupnije svim zaposlenicima. Istodobno je lakše ograničiti pristup povjerljivim dokumentima. Digitalni dokumenti dostupni su od bilo gdje i omogućuju zaposlenicima rad na daljinu. Posjedovanje digitalnih datoteka poboljšava povijest dokumenata, tj. Lakše je pratiti podrijetlo digitalnih dokumenata i znati kada ih je i tko zadnji put promijenio.

Veća sigurnost dokumenata

Sigurnost podataka pohranjenih u digitalnom formatu mnogo je veća od sigurnosti dokumenata podnesenih na papiru. Osim što olakšava ograničavanje pristupa povjerljivim informacijama pohranjenim u digitalnom formatu, lakše je I jeftinije napraviti sigurnosnu kopiju, što omogućuje povrat podataka u slučaju gubitka datoteke ili krađe podataka. U međuvremenu, papirnati dokumenti mnogo su osjetljiviji na nesreće - poplave, požare i puno su lakše dostupni trećim stranama.

Niži troškovi

Digitalizacija dokumenata izravno utječe na smanjenje troškova. Ne samo zato što tvrtke ne moraju kupovati toliko papira kao prije, već štede na održavanju pisača i kupovini rezervnih dijelova. S druge strane, ako su svi dokumenti tvrtke digitalizirani i može ih se poslati e-poštom, više ne morate trošiti novac na slanje pošte.

Manje prostora za pohranu datoteka

Oslobađanje prostora za arhiviranje fizičkih dokumenata također je jedna od glavnih prednosti elektroničkog ureda. Digitalni sustav za upravljanje dokumentima omogućuje tvrtkama da arhiviraju sve u cloudu (oblaku) ili na poslužiteljima privatnih tvrtki. Uštedjeli prostori mogu se koristiti za proširenje ureda ili druge mogućnosti koje donose veću vrijednost zaposlenicima, poput mjesta za odmor i druženje s kolegama.

Sažetak

Svi gore navedeni aspekti znače da sve više i više tvrtki odabire elektroničku razmjenu dokumenata u svim poslovnim procesima. Infinite IT Solutions već je ured bez papirnatih dokumenata i čvrsto vjerujemo u prednosti sustava skeniranja dokumenata i digitalnog upravljanja dokumentima. Kako bi pomogao tvrtkama u trenutnoj pandemijskoj situaciji koje su prisiljene raditi na daljinu, Infinite IT Solutions nudi mnoštvo rješenja, ne samo za brzu i sigurnu razmjenu dokumenata, već i ona koja zahtijevaju online elektronički potpis. Poduzeća koja koriste e-potpise ne moraju ispisivati ugovore za slanje na potpis putem pošte. Umjesto toga, mogu ih poslati putem aplikacije Infinite Paperless, zahvaljujući kojoj će potpisnici - dobavljači ili klijenti naših klijenata - moći potpisati svoj elektronički potpis bez izlaska iz kuće.