درست همانند معرفی تغییرات اساسی خط مونتاژ تولید ، سیستم مدیریت گردش کار می تواند جریان سند کسب و کار امارات متحده عربی را دوباره تعریف کند. از منظر یک کاربر , گردش کار یک وظیفه اختصاص داده شده است که بخشی از یک پروژه کلی می باشد . با این حال، در یک دید گسترده تر، گردش کار یک روش کارآمد و گسترده برای مدیریت تیم و وظیفه در یک سازمان است. گردش کار یک مکانیزم است که به بررسی دقیق و مورد توجه هرکدام از نهادهای تجاری می پردازد که به دنبال فرایندهای مربوط به سند خود هستند
به معنای واقعی کلمه، گردش کار جریان کار در یک شرکت را تعریف می کند. با سیستم مدیریت گردش کار، اسناد کسب و کار به راحتی از یک کارمند به دیگری برای فرایندهای داخلی از پیش تعریف شده است یک شرکت خاص منتقل می شود، . جالب توجه است، هنگام تعریف گردش کار جدید، اغلب برخی مراحل غیرضروری یک فرایند می توانند حذف شوند، بنابراین پیاده سازی گردش کار همیشه فرصت خوبی برای بهبود فرایندها است.
گردش کار مبتنی بر اختصاص نقش های قابل اجرا به شرکت کنندگان و تعریف قوانین کسب و کار برای قسمتهای انتخاب شده درون سیستم می باشد. بنابراین، به جای درج فرم درخواست سرمایه گذاری یا فرم تقاضای مرخصی بر روی کاغذ و انتقال آن از یک کارمند یا اداره به صورت فیزیکی، همه اسناد می توانند بلافاصله در سیستم گردش کار بدون تاخیر و اسناد از دست رفته پردازش شوند . در واقع، سیستم گردش کار، صرفا انعکاسی از سند دستی سنتی کاغذی نیست، بلکه این کار را برای افزایش کارآیی انجام می دهد. به عنوان مثال، برخی از راه حل های گردش کار به طور همزمان به شرکت کنندگان گردش کار اجازه فعالیت می دهد - عکس حالت استفاده پی در پی از کاغذ سنتی، تمام فرایند را کوتاهتر می کند.
در زمانی که امنیت داده ها یکی از اولویت های اصلی شرکت ها می شود، سیستم گردش کار می تواند اندازه گیری قابل اعتماد از کنترل دسترسی باشد. شرکت هایی با راه حل های عملیات کار، اسناد خود را تنها با اعطای مجوز های مجاز به کاربران خاص کنترل می کنند، مانند مجوز خواندن یک سند، اجازه ذخیره سند، مجوز حذف سند، مجوز مدیریت سند.
سیستم مدیریت گردش کار چه چیز دیگری برای کسب و کار شما ارائه می دهد؟ به شما دید مضاعفی می دهد - بنابراین مشاهده هر گونه شکاف و حفره های سیستمی و نظارت بر پیشرفت و اختصاص دادن وظایف به کارکنان با مهارت و کیفیتهای مناسب تنها با چند کلیک امکانپذیر می شود . در نهایت، سیستم گردش کار از همکاری و ارتباط بین کارکنان پشتیبانی می کند، که این موضوع از نظر شرکت های بزرگ یا شرکت هایی با شعب متعدد اهمیت زیادی دارد.
