اجرای یک کسب و کار، بدون تعداد نامحدودی از اسناد کاغذی اغلب غیر ممکن به نظر می رسد . ده ها تن کاغذ و مخازن جوهر چاپگر اغلب در لیست خرید شرکتهای بزرگ و کوچک قرار می گیرد . در همین حال یک شرکت بدون کاغذ دیگر تنها یک افسانه از آینده نیست اما ین موضوع به آرامی به یک واقعیت تبدیل می شود . فرآیندهای بدون کاغذ را که توسط کارآفرینان پیاده سازی می شوند مشاهده کنید.

منظور از Paperless چیست  ؟

اگر شما در چند کلمه منظور از paperless را بخواهید توضیح دهید شما می توانید بگوئید که فرایند برچیدن کاغذ از یک شرکت می باشد . این عمدتا در مورد اسناد و مدارک و مکاتبات موجود در داخل و خارج از شرکت است. اغلب صورتحساب، نامه ها، دستورالعمل ها یا روش ها، که در فرم چاپ شده اند، به گیرندگان بسیار آهسته تر می رسند. علاوه بر این، فرآیند فیزیکی ارائه و ذخیره این اسناد در یک شرکت بزرگ می تواند مشکلات بیشتری ایجاد کند . فرآیندهای بدون کاغذ برای تسهیل عملکرد شرکت در نقاطی که محدودیت استفاده از کاغذ وجود دارد طراحی شده است .

فرایند Paperless در شرکت من – آیا در حال حاضر موجود است ؟ دیجیتالی کردن اسناد فرآیندی است که با رشد و توسعه تکنولوژی اجتناب ناپذیر به نظر می رسد . شاید برای شما پیش از این عجیب بوده که آیا شرکت شما نیاز به یک تحول Paperless دارد و شاید به خود گفته باشید بهتر است به تعویق بیافتد . بی شک , اعمال تغییرات می تواند منجر به ناخوشایندهای جزئی و آشفتگی های اولیه در سیستم شود , اما معمولا نظم و ترتیب دوباره بر می گردد . فقط چطور می فهمید که زمان تغییر هست ؟

چندین حالت وجود دارد که نشان دهنده این است که تحول اطلاعاتی در شرکت شما ضروری است. اول از همه , فرایندهای کسب و کار طولانی که نتیجه فقدان اتوماسیون در شرایط مشخص است . ایجاد اسناد کاغذی مبتنی بر یک الگو از روشهای چاپی و الکترونیکی سخت تر است . شما همچنین باید توجه داشته باشید که مشتریان شرکت شما در خصوص نامناسب بودن گردش کار صورتحسابها و سایر اسناد , شکایت داشته باشند . شما بایستی به خاطر داشته باشید که مشکلات حداقلی ممکن است طرف حسابهای شما را به سمت رقبا هدایت کند .

شما باید به صورت واقعی در ساختار شرکت نگاه کنید اگر شما مجموعه ای از اسناد غیر استاندارد دارید که زمان زیادی برای کارمندان ایجاد می کند شما باید تصمیم به تغییر بگیرید . همچنین زمانی که اسناد داخل شرکت درست ذخیره نمی شود و ممکن است توسط افراد غیر مجاز قابل دسترسی باشد شما باید تصمیمی یکسان در خصوص تغییر بگیرید .

مزایای یک دفتر بدون کاغذ اگر راه حل مشکلات فوق به اندازه کافی برای شما مهم نباشد، شما باید بدانید که گردش دیجیتالی اسناد تاثیر مثبتی بر عناصر دیگر کسب و کار دارد. اول و مهمتر از همه , هزینه صورتحسابها و اسناد کاهش می بابد . شما نه تنها در خدمات پست، بلکه در کل فرایند صرفه جویی می کنید. . علاوه بر این، جریان داده سریع تر و ایمن تر است. هزینه ها و فضای لازم برای ذخیره اسناد، صورتحساب ها وگردش پولی را محدود می کنید. این به ویژه توسط شرکت هایی که در فروش خرده فروشی کوچک فعالیت دارند، احساس می شود. با این حال، مهمترین مزیت آن این است که شما از رقابت فرار خواهید کرد و در مقابل آن آنچه که اجتناب ناپذیر بود را انجام می دهید. اگر شرکت شما در زمینه تدارکات عمومی فعالیت خود را انجام دهد، مطمئنا با مفهوم سیستم پرداخت صورتحساب الکترونیکی مواجه می شوید . اینجا جایی است که به جریان الکترونیکی صورتحساب برای اجرای سفارشات عمومی ، تأییدیه ها و سایر اسناد مربوط به همکاری در این سطح اجازه می دهد و در برخورد با راهبری عمومی بسیار ساده تر است. علاوه بر این، توانایی امنیت اسناد را با استفاده از یکپارچه سازی اسناد الکترونیکی فراهم می کند.

دوره فرآیند بدون کاغذ. جایگزینی ثبت نام صندوق الکترونیکی و صورتحسابها به معنی یک اداره ی بدون کاغذ نیست .انجام فرآیند نه فقط با عثل خلاص شدن از حامل های اطلاعات ( کاغذ ) می شود بلکه فرایندهای اجرائی در سراسر شرکت را نوسازی می کند ،آنالیز و تشخیص آن چه در شرکت واقعا به صورت "اشتباه " در جریان است بسیار ارزشمند است . در ایده آلترین حالت حسابرسی و بررسی توسطیک شرکت خارجی انجام می شود که از این طریق شما می توانید تغییرات را اعمال کنید . با دانستن مشکلات خودتان، نیازی به فریب خود ندارید . مهمترین موضوع ساخت ابزارهای مناسب در قالب راه حلهای IT می باشد که باعث بهبود عملکرد شرکت شده و منبع مشکلات دیگر شرکت نخواهد شد . شرط بندی های حرفه ای به روی افراد حرفه ای به دلیل توانائی تهیه لباس مناسب خاص می باشد سیستم های منحصر به فرد و مناسب به نیازهای آنها . اغلب , معرفی تغییرات نیازمند استفاده از پروژه های تستی می باشد . آنها در یک واحد یا شعبه ای از شرکت پیاده سازی می شوند و نتیج آنها ارزیابی می شود . این اتفاق بدین معنی است که فقط سیستم نهائی می تواند برای کل شرکت مناسب باشد . در صورت دانستن مزایای تبادل الکترونیکی , هزینه های این پروژه بسیار ناچیز خواهد بود . شما به سرعت احساس می کنید که پول سرمایه گذاری شده به شما بر می گردد . گاهی اوقات ممکن است ترس داشته باشید که شما قادر نخواهید بود سیستم های جدیدی را مدیریت کنید یا زمان و اراده ای برای آنها نداشته باشید. سپس تغییرات را رها نکنید و خدمات برای شرکتهای بیرونی داشته باشید و هر روز با چنین کارهائی برخورد کنید . شما مشکلات را از بین می برید و اسناد شما در دست حرفه ای ها خواهد بود.