Vođenje poslovanja bez neograničenog broja papirnatih dokumenata često se čini gotovo nemogućim. Velike količine papira i rezervni spremnici za tintu česta su stavka shopping lista srednjih i velikih poduzeća. U međuvremenu, ured bez papira više nije samo plod mašte kreativnih futurista već stvarnost današnjice. Upoznajte bespapirni proces poslovanja kojeg sve više i više poduzetnika implementira kao dio sustava svog poduzeća.
Što znači bespapirno?
Ako u nekoliko riječi želite specificirati što je poslovanje bez papira, možete reći da je to proces uklanjanja papira iz tvrtke. Uglavnom je riječ o dokumentima i korespondenciji koja cirkulira unutar i izvan tvrtke. Često računi, pisma, upute ili postupci koji su u tiskanom obliku stižu do primatelja mnogo sporije. Osim toga, fizički proces isporuke i pohrane navedenih dokumenata u velikom poduzeću vrlo vjerojatno mogu uzrokovati i dodatne poteškoće u poslovanju. Procesi poslovanja bez papira osmišljeni su kako bi se funkcioniranje tvrtke olakšalo u područjima gdje papir može predstavljati ograničenje.
Bez papira u mojoj tvrtki – Zar već?
Digitalizacija dokumenata je proces koji se čini neizbježnim zbog tehnološkog napretka. Možda ste se već zapitali treba li Vašoj tvrtki revolucija poslovanja bez papira, ili je možda bolje odgoditi bespapirni oblik poslovanja na još neko određeno vrijeme. Bez sumnje, uvođenje promjena u poduzeće uvijek je povezano s manjim neugodnostima i neredom na početku, ali naposlijetku rezultira nesvakidašnjom organizacijom i disciplinom u poduzeću. Jedino postavljeno pitanje glasi: „Kako znate da je vrijeme za promjene?”
Postoji nekoliko situacija koje mogu ukazivati na to da je vrijeme za promjene u poduzeću. Prije svega, oduženo obavljanje poslovnih procesa što predstavlja posljedicu nedostatka automatizacije u određenim situacijama. Stvaranje papirnih dokumenata teže je bazirati na predlošku nego u slučaju kada postoji printana, ili pak elektronička opcija. Također biste trebali obratiti pozornost žale li se klijenti Vaše tvrtke na neugodnosti vezane uz protok računa ili drugih dokumenata. Morate zapamtiti da ih čak i manji problemi s izvođačima mogu dovesti do toga da okrenu leđa i prijeđu ka konkurenciji.
Također, trebali biste objektivno pogledati organizaciju svoje tvrtke. U slučaju da imate nestandardne zbirke dokumenata, a potrebno je previše vremena zaposlenicima da pronađu odgovarajući dokument, odlučite se za potrebnu promjenu. Isto vrijedi i za neispravno pohranjene dokumente koji su možda, ili čak jesu dostupni osobama neovlaštenima za njihov pregled.
Prednosti ureda bez papira.
U slučaju da Vam dosad navedeno rješenje za gore navedene probleme nije dovoljno, trebali biste znati kako digitalizirani promet dokumenata pozitivno utječe i na ostale elemente poslovanja. Prije svega, smanjuju se troškovi fakturiranja i ostala dokumentacija. Nije isključiva ušteda na poštanskim uslugama, već i na cijelokupnom procesu. Također, protok podataka je brži i sigurniji. Ograničite troškove i prostor potreban za pohranu dokumenata. Rezultate procesa će posebno primjetiti manje tvrtke koje se bave maloprodajom. Međutim, najvažnija prednost je činjenica da ćete umaknuti konkurenciji i preteći je u neizbježnom procesu koji stoji ispred nje. Ukoliko se Vaša tvrtka bavi javnom nabavom, sigurno ste naišli na koncept Platforme za Elektroničko Fakturiranje. To je mjesto koje omogućuje elektronički priljev računa za provedbu javnih narudžbi, potvrda i ostalih dokumenata vezanih za suradnju na ovoj razini poslovanja. Rad s javnom upravom je uvelike olakšan i ubrzan. Kao dodatak tome, pruža se mogućnost sigurnog slanja dokumenata pomoću jedinstvenih formi eDokumenata.
Tijek Bespapirnog procesa.
Prelazak na elektronske blagajne i račune nije ured bez papira. Provođenje procesa ne uključuje samo oslobađanje od papirnog poslovanja, već i modernizaciju procesa koji djeluju unutar cijele tvrtke. Vrijedno je analizirati i procijeniti što je stvarno „pogrešno“ u poslovanju, a odabrana vanjska tvrtka može obaviti reviziju i provesti Vas kroz sve potrebne promjene u rješavanju problematike. Samo poznavajući uzročnike problema nije dovoljno. Najvažniji su dobri alati u obliku gotovih IT rješenja koja će poboljšati poslovanje tvrtke i neće se pretvoriti u dodatan izvor problema. Zato je vrijedno kladiti se na iskustvo profesionalaca koji su u mogućnosti pravilno prilagoditi specifične, individualne sustave svojim potrebama. Uvođenje promjena najčešće zahtijeva korištenje testnih projekata. Oni se provode u jednom odjelu ili podružnici tvrtke, a naposlijetku se ocjenjuju njihovi rezultati. Poznavajući prednosti elektroničke razmjene podataka, troškovi takvog projekta će se pokazati malima. Brzo ćete osjetiti kako se uložena financijska imovina počinje vraćati. Ponekad se mogu javljati strahovi da nećete biti u mogućnosti nositi se s novim sustavima, ili nećete imati vremena i volje ga savladati. U takvom slučaju nemojte odustati od promjena i zatražite usluge vanjskih kooperanata koji se svakodnevno bave navedenim poslovima. Riješit ćete se dodatnih problema i Vaši će dokumenti biti u rukama profesionalaca.
